【IATF16949徹底解説】7.5.3.2.1 記録の保管|要求事項の解説と解釈

IATF16949

第7章 支援

7.5.3.2.1 記録の保管

について解説します。

ISO9001・IATF16949 第7章 支援

ISO9001 及び IATF16949 の第7章 は、以下の通りです。ここからが正念場になるので、是非一緒に頑張りましょう!
(下表の ”要求事項” の部分をクリックすると、解説ページにいけます。 )

ISO9001:2015 7 支援
ISO9001:2015 7.1 資源
ISO9001:2015 7.1.1 一般
ISO9001:2015 7.1.2 人々
ISO9001:2015 7.1.3 インフラストラクチャ
IATF16949:2016 7.1.3.1 工場、設備及び設備の計画
ISO9001:2015 7.1.4 プロセスの適用に関する環境
IATF16949:2016 7.1.4.1 プロセスの運用に関する環境 – 補足
ISO9001:2015 7.1.5 監視及び測定のための資源
IATF16949:2016 7.1.5.1 一般
IATF16949:2016 7.1.5.1.1 測定システム解析
ISO9001:2015 7.1.5.2
測定のトレーサビリティ
IATF16949:2016 7.1.5.2 測定のトレーサビリティ(注記)
IATF16949:2016 7.1.5.2.1 校正/検証の記録
IATF16949:2016 7.1.5.3 試験所要求事項
IATF16949:2016 7.1.5.3.1 内部試験所
IATF16949:2016 7.1.5.3.2 外部試験所
ISO9001:2015 7.1.6 組織の知識
ISO9001:2015 7.2 力量
IATF16949:2016 7.2.1 力量 – 補足
IATF16949:2016 7.2.2 力量 – 業務を通じた教育訓練 (OJT)
IATF16949:2016 7.2.3 内部監査員の力量
IATF16949:2016 7.2.4 第二者監査員の力量
ISO9001:2015 7.3 認識
IATF16949:2016 7.3.1 認識 – 補足
IATF16949:2016 7.3.2 従業員の動機付け及びエンパワーメント
ISO9001:2015 7.4 コミュニケーション
ISO9001:2015 7.5 文書化した情報
ISO9001:2015 7.5.1 一般
IATF16949:2016 7.5.1.1 品質マネジメントシステムの文書類
ISO9001:2015 7.5.2 作成及び更新
ISO9001:2015 7.5.3 文書化した情報の整理
IATF16949:2016 7.5.3.1 及び 7.5.3.2 7.5.3.1 及び 7.5.3.2
IATF16949:2016 7.5.3.2.1 記録の保管
IATF16949:2016 7.5.3.2.2 技術仕様書

第7章の支援では組織の品質マネジメントシステムが効率的にPDCAサイクルを回すために欠かせない支援プロセスに関しての要求事項が書かれています。

7.5.3.2.1 記録の保管

当該項目の、IATF16949要求事項のポイントを自分なりにまとめてみました。

組織は記録管理方針を定めて、文書化し実施する必要がある。

記録の管理は、法令、規制、組織及び顧客要求事項を満たさなくてはならない。

生産部品承認(PPAPに関する書類)、治工具の記録(保全記録及び管理保有者名を含む)、製品設計・工程設計の記録、購買注文書、契約書及びその修正事項に関しては、製品もしくはサービスの生産終了後から、加えて歴年(同年の12月31日)まで保持しなくてはならない。
但し顧客又は規制当局によって特別な規定が存在する場合は、そちらに従う。

注記
生産部品承認の文書化した情報には、承認された製品、該当する設備の記録や承認された試験データを含めても良い

 

はじめに

記録は、有効性や実施の事実を表す重要な証拠(エビデンス)となります。記録保管管理が徹底されるようしなくてはなりません。

IATF16949で記録を保管するよう指示を受けている書類は、
・ 生産部品承認(PPAPに関する書類)
・ 治工具の記録(保全記録及び管理保有者名を含む)
・ 製品設計、工程設計の記録
・ 購買注文書
・ 契約書及びその修正事項
の5点となりますが、顧客や当局から特別な指示を受けている場合は、それに従います。

なお、生産部品承認(PPAP)に必要な書類は合計18種類も存在しております。PPAPに関する詳細な解説は以下の記事でご紹介しているので、不安な方はご覧ください。

このような品質記録の保管のみではなく、保管期限を過ぎた後の廃棄補法についても定めておく必要があります。例えば、一定期間毎で回収し一斉に廃棄するとか、その廃棄方法(焼却・シュレッダー等)についても決めておきましょう。

解説(記録保管方針)

組織は記録管理方針を定めて、文書化し実施する必要がある。
 
IATF16949では、自動車産業の品質に関する要求事項が規定されており、非常に厳しい要求事項となっている。自動車業界では、リコールや法規対応等を見据え、実施の記録や有効性を示す重要な証拠(エビデンス)の管理を徹底するよう要求されています。
 
この記録の保管管理を徹底するために『記録保管方針』の文書化が追加されました。
 
例えば「品質記録管理規定」等に『記録保管方針』を定め、策定・運用しなくてはなりません。
 
記録保管方針は、一般的な品質記録を扱うえでの意向を記載しましょう。
 
 

解説(法規及び顧客要求事項への厳守)

記録の管理は、法令、規制、組織及び顧客要求事項を満たさなくてはならない。
 
記録を管理するうえで、法令や規制、顧客要求事項を満たすひために追加された要求事項になります。
 
例えば、PL法に関連する記録や、リコールの際に必要となるトレーサビリティに関する記録など、記録の必要性を判断し、保管すべき記録と、その保管期限を決めます。
 
補足として、PL法で責任追及期間は「10年」と定められているため、品質記録も10年以上の保管をする決まりを策定することが望ましいです。
 
 
 
 

解説(適用される記録と管理期間)

生産部品承認(PPAPに関する書類)、治工具の記録(保全記録及び管理保有者名を含む)、製品設計・工程設計の記録、購買注文書、契約書及びその修正事項に関しては、製品もしくはサービスの生産終了後から、加えて歴年(同年の12月31日)まで保持しなくてはならない。
但し顧客又は規制当局によって特別な規定が存在する場合は、そちらに従う。
 
製品やサービス終了後、暦年(同年の12月31日)までは品質記録を保持するようIATF16949では要求を受けております。
 
しかし、顧客固有要求事項の品質記録に関して、暦年より長い期間の保持が要求されている場合は、顧客固有要求事項を優先します。
 
 
 

解説(試験データについて)

注記
生産部品承認の文書化した情報には、承認された製品、該当する設備の記録や承認された試験データを含めても良い
 
生産部品承認(PPAP)において、必要な書類は18種類存在しますが、そこでの記録や試験データを福得ても良いと指示しています。
 
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